Smart & Biggar finds a fresh way to run a law firm

Smart & Biggar dépoussière la manière de gérer un cabinet d’avocats

Law firms tend to be conservative, but Ottawa-based Smart & Biggar stands out for pushing beyond industry norms. Practising exclusively in intellectual property (IP) and technology law, the firm has embraced innovation and is strengthening its reputation as an employer of choice for lawyers and legal staff alike.

Les cabinets d’avocat ont tendance à être conservateurs, mais Smart & Biggar, dont le siège social est situé à Ottawa, attire l’attention en allant au-delà des normes du secteur. En concentrant son exercice du droit uniquement sur la propriété intellectuelle et les technologies, la société s’ouvre à l’innovation et renforce sa réputation d’employeur de choix pour les avocats tout comme le personnel des services juridiques.

Recently Smart & Biggar decided to go paperless, which meant scanning decades of legal files into a digital archive. At the same time, it moved away from a traditional partner-led model to introduce business directors to lead its Information Technology, Operations, Finance, Marketing & Business Development and Human Resources departments.

Récemment, Smart & Biggar a décidé de ne plus utiliser de papier, ce qui a signifié scanner des décennies de dossiers juridiques pour les entreposer dans des archives numériques. Au même moment, le cabinet s’est éloigné du modèle traditionnel qui se fonde sur le partenariat pour introduire une direction administrative pour ses services des ressources humaines, du marketing et de la prospection, des finances, de l’exploitation, et des technologies.

“The firm has a rich tradition of success so there was no driving need for change, but the partners were forward-looking and decided to bring in a professional team to help manage the business,” says Paul Horton, Chief Talent Officer, who joined Smart & Biggar in February 2016.

« L’histoire du cabinet est riche en réussites; notre besoin principal ne consistait pas à changer, mais les associés, avant-gardistes, ont décidé d’avoir à bord une équipe professionnelle pour les aider à gérer les activités », indique Paul Horton, dirigeant principal des talents, qui s’est joint à Smart & Biggar en février 2016.

An HR expert, Horton was tasked with building a team to implement a new vision: provide a world-class employee experience that attracts top talent and admiration across the legal industry.

Expert en RH, M. Horton a reçu pour mandat de mettre sur pied une équipe pour donner vie à une nouvelle vision : offrir une expérience pour les employés de renommée internationale qui attire les talents les plus prometteurs et suscite l’admiration dans tout le secteur juridique.

“We were able to approach problems with fresh eyes,” he says. “In the first year we concentrated on foundational items such as policies and benefits packages. We’re now changing the culture with a focus on transparency, flexibility, personal and professional development, diversity, inclusion and wellness.”

« Nous étions en mesure d’aborder les problèmes avec un regard neuf », ajoute-t-il. « Au cours de la première année, nous nous sommes concentrés sur les éléments fondamentaux comme les politiques et les ensembles d'avantages sociaux. Nous changeons maintenant la culture en l’articulant autour de la transparence, de la flexibilité, de l’épanouissement personnel et professionnel, de la diversité, de l’inclusion et du bien-être. »

Founded in 1906, Smart & Biggar operates as a law firm and patent agency with offices in five cities, the largest being in Ottawa.

Fondée en 1906, Smart & Biggar fait à la fois figure de cabinet d’avocats et d’agence de brevets, avec des bureaux localisés dans cinq villes, le plus important étant à Ottawa.

“This is the biggest IP firm in Canada but it still feels like a boutique,” says Andrea Kroetch, who has been a lawyer with Smart & Biggar since 2008. “It’s a very comfortable, open-door environment. We’re known for the high calibre of people who work here – everyone, not just lawyers – and as a result we have fantastic clients.”

« C’est le plus grand cabinet au Canada en ce qui a trait à la propriété intellectuelle, et pourtant, l’ambiance est celle d’une boutique », raconte Andrea Kroetch, avocate chez Smart & Biggar depuis 2008. « C’est un environnement très confortable, axé sur l’écoute. Nous sommes reconnus pour le fort calibre des personnes qui travaillent ici, tout le monde, pas seulement les avocats. En conséquence, nous avons des clients fantastiques. »

Administrative Assistant Karen Anderson appreciates the recent changes to the firm. “I’ve been here nine years and it’s a more energetic environment now. I really enjoy the fresh approach and I’ve made good use of the benefits package. It’s exciting to be part of such a highly regarded firm.”

L’adjointe administrative Karen Anderson apprécie les récents changements apportés au cabinet. « Je travaille ici depuis neuf ans, et l’environnement est bien plus dynamique maintenant. J’aime vraiment la nouvelle approche et je fais bon usage de l’ensemble d'avantages sociaux. C’est formidable de faire partie d’une société tenue en si haute estime. »

Anderson also feels empowered to suggest improvements. “A colleague and I pitched an idea to streamline workflow,” she explains. “We thought if you have a team of lawyers, why not have a team of assistants to support them rather than each lawyer having their own assistant? Now there’s a better balance of work for everyone.”

M^me Anderson a aussi le sentiment d’être habilitée pour proposer des améliorations. « Un de mes collègues et moi avons lancé une idée pour simplifier le flux de travail », explique-t-elle. « Nous avons pensé que si vous avez une équipe d’avocats, pourquoi ne pas avoir une équipe d’assistants pour les soutenir au lieu d’avoir un assistant personnel pour chaque avocat? Il existe maintenant un meilleur équilibre de travail pour tout le monde. »

It's all about teamwork at law firm Smart & Biggar

Chez Smart & Biggar, tout est une affaire d’équipe!

Few would have a better perspective on how Smart & Biggar has grown to be one of the largest boutiques for intellectual property law than Keltie Sim Luft.

Peu de gens sont mieux placés que Keltie Sim Luft pour témoigner de la façon dont Smart & Biggar est devenu l’un des spécialistes en droit de la propriété intellectuelle.

Thirty-two years ago, when Luft joined the Toronto office of the firm, she was one of only 10 people. In those days, it was policy that all lawyers had to learn the whole business. "To people on the outside, the field of intellectual property is very specialized, but once you're in it, it seems like a huge field," says Luft. "You really had to be a jack of all trades."

Il y a trente-deux ans, Keltie se joignait au bureau de Toronto, qui comptait alors seulement dix personnes. À cette époque, les avocats du cabinet devaient apprendre toutes les facettes de l’industrie. « Vu de l’extérieur, le droit de la propriété intellectuelle semble une pratique très spécialisée, mais il s’agit en fait d’un domaine immense. Vous deviez être un touche-à-tout. »

Within eight years, Luft had become the company's second female partner -- and the first to become a mother -- in the firm's history. Today, she serves as Chair of the partnership, and is also the company's first Chief Inclusion Officer. "It's a wonderful place to be because so much has changed and is changing," she says.

Luft also heads up the firm's new Diversity and Inclusion program -- a particular passion of hers. The company is full of engineers and scientists, in addition to lawyers. "And because of that, historically it's been a lot of men," she says, adding that there are more women at the company now than in the past. "There is so much support for diversity and inclusion and so much enthusiasm," she adds. "The mere fact that we're all starting to talk about it will lead to many changes in the firm."

En huit ans, elle est devenue la deuxième femme associée et la première à devenir mère au cabinet. Aujourd’hui, elle est l’associée principale du cabinet et la première dirigeante principale de l’inclusion. « C’est formidable puisque beaucoup de choses ont changé et continuent de changer », dit-elle.

Another one of those changes is the introduction of formalized teams for each major client. Comprised of everyone who works for that client, from the most junior law clerk to the most senior lawyer, the teams meet regularly to discuss all aspects of the firm's relationship with the client. "It's a fantastic initiative," says Luft. "Everyone at all levels is included and considered to be a valued member of the team with input -- and it's great for client service."

Keltie est aussi à la tête du nouveau programme de diversité et d’inclusion, un sujet qui lui tient à cœur. « L’entreprise compte beaucoup d’ingénieurs et de scientifiques en plus des avocats. Et historiquement, il s’agissait majoritairement d’hommes », indique-t-elle en ajoutant que maintenant, plus de femmes sont à l’emploi du cabinet. « Il y a un réel soutien à la diversité et à l’inclusion, la volonté est là », ajoute-t-elle. « Le seul fait d’en parler tous ensemble apportera de grands changements au cabinet. »

Team members are also paired with coaches to help them achieve their full potential professionally and personally, a huge benefit for employees like litigation associate Renaud Garon Gendron, who articled at the Montreal office before coming on full-time. Coaches meet regularly with the newer recruits and help them to understand everything from how to develop new business to important conferences to attend. They also provide feedback and encouragement and are an ear for any issues or problems. "It's easier to know where you stand, what your progression is, what's in front of you," says Garon Gendron. "It helps you to stay motivated and keeps you moving forward. That person is kind of your champion and is in your corner."

Un de ces changements consiste en la création d’équipes structurées pour les clients principaux. Composées de toutes les personnes travaillant pour un client, allant du technicien juridique junior à l’avocat chevronné, les équipes se réunissent régulièrement pour discuter de tous les aspects de la relation avec leur client. « C’est une approche fantastique, dit Keltie. Les membres de tous les paliers y vont de leur expertise, c’est excellent pour le service à la clientèle. »

That culture of teamwork permeates across all offices of the firm. In Vancouver, for example, Erica Nath is not only a Legal Administrative Assistant but also serves as a 'team coordinator', supervising and coaching about seven people. The variety in her job keeps things interesting. "I can be working on my own patent prosecution file or I can be guiding a team member," she says. "It's rewarding for me and I'm never bored."

Les membres de l’équipe sont aussi jumelés à des coaches afin de réaliser pleinement leur potentiel professionnel et personnel, ce qui constitue un immense avantage pour des employés comme Renaud Garon Gendron, avocat en litige qui était stagiaire au bureau de Montréal avant d’y travailler à temps plein. Les coaches rencontrent régulièrement les nouvelles recrues pour les guider, que ce soit à propos de créer de nouvelles relations d’affaires ou des conférences à ne pas manquer. Ils donnent aussi rétroaction et encouragements, en plus d’être là en cas d’incertitude ou de problème. « C’est bien d’avoir l’heure juste, de savoir où on en est et où l’on va, dit Renaud Garon Gendron. On demeure motivé et on va de l’avant. C’est comme avoir un champion de ton côté. »

In Montreal, Garon Gendron also appreciates that the culture of the firm provides the best of both worlds. "In terms of pay, services and online resources -- we are up there with the big players," he says. "But here at Smart & Biggar, it has more of a boutique feel. I was impressed by the fact that it was easy to get to know everybody even though it is a large national firm."

Cette culture fondée sur le travail d’équipe se transmet dans tous les bureaux du cabinet. À Vancouver, par exemple, Erica Nath est non seulement adjointe juridique, mais aussi coordonnatrice d’équipe. Elle supervise et agit en tant que coach pour quelque sept personnes. Ces différents défis rendent les journées intéressantes. « Tantôt je travaille sur une poursuite relative à un brevet, tantôt j’aide un collègue, dit-elle. C’est gratifiant et je ne m’ennuie jamais. »

À Montréal, Renaud Garon Gendron apprécie aussi le fait que la culture de l’entreprise offre le meilleur des deux mondes. « En matière de paie, de services et de ressources en ligne, nous jouons dans la cour des grands, affirme-t-il. Mais chez Smart & Biggar, on se sent plutôt comme dans une entreprise familiale. J’ai été surpris de la facilité avec laquelle on apprend à connaître tout le monde malgré l’ampleur du cabinet. »